Hajdúsági Többcélú Kistérségi Társulás

Kistérségi iroda

Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje

Az államháztartás működéséről szóló 217/1998. (XII.30.) Korm. rend. 145/A § (5) bekezdése alapján az irodavezető köteles rendelkezni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről, amely a szervezeti és működési szabályzat mellékletét képezi.

Az irodánál előforduló szabálytalanságok kezelésére az itt meghatározott eljárásrendet kell alkalmazni.

1, Szabálytalanság

A szabálytalanság valamely létező szabálytól:

• központi jogszabályi rendelkezéstől,
• helyi rendelettől
• egyéb belső szabályzattól, utasítástól

való eltérést, ott megfogalmazott elvárás be nem tartását jelenti.

A szabályok be nem tartása adódhat:

• nem megfelelő cselekményből
• mulasztásból
• hiányosságból.

2, Jelen eljárásrend tekintetében a szabálytalanságok meghatározása

Jelen eljárásrend tekintetében szabálytalanságnak minősülnek azok a szabálytalanságok, amelyek mértékük alapján

• büntető-,
• szabálysértési-,
• kártérítési, illetve
• fegyelmi eljárás megindítására adnak okot.

3, A szabálytalanságok kezelési rendje meghatározásának célja

A szabálytalanság kezelési rendje meghatározásának célja a szabálytalanságok (újbóli) előfordulásának megelőzése.

A megelőzés érdekében a szabálytalanságok kiküszöbölésére, megakadályozására a FEUVE rendszerbe új elemeket kell beépíteni, hogy az előzetes, a folyamatos, valamint az utólagos vezetői ellenőrzés eszközével a szabálytalanság előfordulása, illetve az ismételt felmerülése kivédhető legyen.

A FEUVE rendszerben az ellenőrzési pontok kialakításakor figyelembe kell venni a független belső ellenőrzés érintett területre vonatkozó megállapításait, különös tekintettel a mulasztások, hiányosságok, helytelen cselekmények tényeire, okaira, körülményeire, illetve a felelősökre.

A FEUVE rendszer karbantartása, fejlesztése során a független belső ellenőrzési tapasztalatokat úgy kell hasznosítani, hogy az adott területre meghatározott vonatkozó részletes szabályozással, a szabályozás megismertetésével, a szabályozás betartatásával, illetve a közvetlen felelősök meghatározásával az újabb szabálytalanságok kivédhetőek legyenek.

4, Általános elvek:

A FEUVE rendszer kialakításáért felelős irodavezetőnek kell gondoskodnia arról, hogy az első szintű pénzügyi irányítási és kontroll rendszer megfelelőségének és hatékonyságának vizsgálatával és értékelésével a szabálytalanságok bekövetkezését elkerüljék.

A FEUVE rendszer kielégítő működését biztosítani kell a szerv minden tevékenysége vonatkozásában.

A szerv azon tevékenységeire, működési folyamataira, ahol a szabálytalanságok előfordulásának kockázata magas, külön figyelmet kell szentelni.

A FEUVE rendszer ezen területekhez kapcsolódva olyan elemeket határoz meg, mely olyan feladatokat ír elő, amelyek kiküszöbölik az elkövetés lehetőségeit, illetve korlátozzák a okozható kár mértékét.

5, Nagyobb kockázatokat rejtő feladatok, folyamatok kiemelt kezelése a szabálytalanságok megelőzése érdekében

Az Irodánál nagyobb kockázatot rejtő feladatok, folyamatok a következők:

• A tervezési folyamatok egyes területei
• A szerv belső eljárási rendjének áttekintésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek
• A pénzügyi tranzakciók tesztelésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek.

• A tervezési folyamatok esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő:
• Meg kell keresni azokat a tételeket, amelyek különösen kényes területek (elsősorban olyan területek, ahol nagyobb mennyiségű készpénz, illetve készletmozgás van).
• Gondoskodni kell a nagyobb, egyösszegű kiadások teljesítésével járó területek fokozott ellenőrzési rendjének meghatározásáról.
• Biztosítani kell egyes, megnőtt jelentésű területek fokozott ellenőrzését, a szabályosság kontrollálását.
• Figyelembe kell venni a külső ellenőrzés által tett észrevételeket, melyek kihatnak a tervezési tevékenységre is.

Az illegális pénzügyi cselekmények viszonylag nagy lehetőségét rejtő folyamatok, tevékenységek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő:

• Meg kell határozni, és írásban rögzíteni kell olyan belső rendet, amely politikát, amelyek az illegális pénzügyi cselekmények megelőzését célozzák.
• Gondoskodni kell arról, hogy az iroda dolgozói számára ismert eljárásrend legyen arra az esetre, ha az illegális pénzügyi cselekmény gyanúja merül fel. Ismertnek kell lenni az ilyen esetek bejelentési illetve vizsgálati szabályainak.
• Tájékozódni kell az illegális pénzügyi cselekmények előfordulási típusairól, területeiről, feladathoz, intézményhez, esetleg személyhez köthetőségeiről.

A szerv belső eljárási rendjének áttekintésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő:

• Rendszeresen át kell tekinteni a szerv belső eljárásrendjét, különös tekintettel a belső szabályozottságra, és az ott szabályozott folyamatokra.
• Vizsgálni kell a tényleges folyamatok és folyamatleírások közötti összhangot, eltérés esetén meg kell keresni az okokat, és a szabályosság követelményének megfelelően gondoskodni kell a szabályok módosításáról, illetve a betartatás ellenőrzéséről.

A pénzügyi tranzakciók tesztelésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő:

• A valódiság és a hitelesség érdekében egyes pénzügyi tranzakciók folyamatában való teljes végigkísérése történik meg.

Ilyen pénzügyi tranzakció-csoportok lehetnek:

• Dologi kiadások készletbeszerzéseinek nyomon követése
• A rendszeres és nem rendszeres személyi juttatások köre
• A beruházások pénzügyi lebonyolítása
• Az iroda valamely alapfeladatának ellátása stb.
• A pénzügyi tranzakció csoport egyik lehetséges területének a dologi kiadások készletbeszerzéseinek nyomon követése esetében a tényleges ellenőrzési feladatok például a következők lehetnek:
• A beszerzés kezdeményezése körülményeinek, dokumentumainak vizsgálata,
• A beszerzés kezdeményezés ellenőrzése, áttekintése jogosság, célszerűség szempontjából,
• A megrendelés áttekintése az alábbi szempontokból:
  1. a megrendelő jogosult volt-e a megrendelésre, mint kötelezettségvállaló
  2. megtörtént- e a megrendelésnek, mint egyfajta kötelezettségvállalásnak az ellenjegyzése
  3. az ellenjegyzést az ellenjegyzésre jogosult végezte-e
  4. gazdaságosság elvét szem előtt tartották-e

• A megrendelés nyilvántartása megfelelőségének, átlátható rendszerben történő kezelésének ellenőrzése
• A megrendelés ellenőrzésekor a szakmai teljesítés igazolása körülményeinek áttekintése
• A készletjellegű termékek beérkezést követő nyilvántartásba vételének, tárolásának vizsgálata
• A pénzügyi teljesítés előtt az érvényesítői feladatok ellátásának teljes ellenőrzése – a feladat valamennyi mozzanatára kiterjedően
• A pénzügyi teljesítés előtt az utalványozás körülményeinek, megalapozottságának áttekintése
• Az utalvány ellenjegyzésének ellenőrzése
• A tényleges pénzügyi teljesítés dokumentumainak vizsgálata
• A pénzügyi teljesítést követő számviteli folyamatok nyomon követése.

A pénzügyi tranzakciókkal kapcsolatban a ténylegesen vizsgálandó területeket, valamint részterületeket mindig a feladat- ellátáskor kell külön, írásban meghatározni.

6, Az irodavezető értékelési feladata a szabálytalanságok megakadályozása érdekében

• Az irodavezető a szabálytalanságok megakadályozása érdekében legalább évente egy alkalommal értékeli az iroda egyes működési folyamatait. Az értékelési feladatok ellátásába más személyeket, különösen a folyamatgazdákat is bevonja.
• Az értékelés során át kell, hogy tekintsék legalább a következőket:
• Az irodánál, illetve annak tevékenységeinél, feladatellátásánál mennyire tudatos a FEUVE tevékenység
• A FEUVE rendszer fejlesztése, javítása megfelelő ütemben történik-e, kellő rugalmassággal válaszol-e a feltárt szabálytalanságok kezelésére
• Az ellenőrzési feladatok nem utalnak-e olyan területekre, ahol a FEUVE rendszer még nem került kialakításra
• A FEUVE rendszerhez kapcsolódóan megfelelőek-e a kialakított ellenőrzési nyomvonalak
• A FEUVE szabályzat elkészült-e, annak betartására fordítanak-e kellő figyelmet.

Az irodavezető köteles a FEUVE tevékenységet értékelni:

•  
  1. a független belső ellenőr, valamint
  2. a külső ellenőri szervezet

megállapításai alapján is.

7, Feladatok a szabálytalanságok észlelése esetén

A FEUVE rendszernek a következő feladatai lehetnek, ha működése során szabálytalanságot észlel:

1. Amennyiben a FEUVE rendszerben feladatot ellátó személy az ellenőrzési tevékenysége során a korábban már meghatározott – szabálytalanság gyanúját észleli, haladéktalanul köteles értesíteni az irodavezetőt.
2. Amennyiben az intézményvezető észleli a szabálytalanság gyanúját, köteles erről a felügyeleti szerv vezetőjét haladéktalanul tájékoztatni, illetve a felügyeleti szerv vezetőjének érintettsége esetén gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve az eljárások megindításáról.

8, Büntető, szabálysértési, fegyelmi kártérítési eljárások

8.1. A Büntető törvénykönyvről szóló a 1978. évi IV. 10§ (1) bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy- ha a törvény a gondatlan elkövetés is bünteti- gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli.

A Büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. Törvény (továbbiakban: Be.) 6§ (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani.

A Be. 171§(2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél illetve a nyomozóhatóságnál kell megtenni.

8.2. A Szabálysértési eljárás

A szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, amelyet törvény, kormányrendelet, vagy önkormányzati rendelet szabálysértéssé nyilvánít, és amelynek az elkövetőit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget.

A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82.§ (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, vagy a szabálysértési hatóság részéről eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg.

8.3. A kártérítési eljárás

 A Polgári törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 339.§ (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy az adott helyzetben úgy járt el, ahogy az általában elvárható.

A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. Fejezet a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadóak. A kártérítési felelősség tekintetében irányadóak továbbá a Munkatörvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (Mt.), a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. (Ktv.), a közalkalmazottak jogállásról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.) megfelelő rendelkezései.

8.4. A fegyelmi eljárás

Fegyelmi eljárás, felelősség tekintetében az Mt., a Ktv., és a Kjt. Megfelelő szabályai az irányadóak.

9, Hatálybalépés

Jelen szabályzat 2009. július 1-én lép hatályba.

Kelt: Hajdúdorog, 2009. június 10.

Készítette: ……………………………..

                        Dr. Kujbus Anita

                              Jogász

Jóváhagyta:  ……………………………..

                                 elnök